Få personalen att älska era digitala infoskärmar

Digitala infoskärmar kan bli ett fantastiskt stöd i vardagen, eller bara ännu en pryl på väggen som alla låtsas att de inte ser. Många företag lägger tid och pengar på skärmar som sedan mest visar intranätsnyheter i bildform. Resultatet blir frustrerande: ingen tittar, ingen litar på informationen och skärmarna upplevs som ”något kommunikation hittat på”.

När skärmarna är rätt valda, rätt placerade och fyllda med innehåll som faktiskt spelar roll, händer något helt annat. Internkommunikation går snabbare, färre missar viktig info och det blir enklare att hålla ihop vardagen, särskilt när scheman är röriga och bemanningen skiftar. Här kan digitala infoskärmar göra stor skillnad, till exempel under sommarens semestrar och inför höstens nystart när många nya rutiner ska sätta sig.

Vi på DisplayTeknik jobbar varje dag med kompletta lösningar för digital skyltning och LED-skärmar, från hårdvara och installation till styrning av innehåll och support. Målet med den här guiden är att ge konkreta tips så att nästa satsning på digitala infoskärmar faktiskt blir använd, uppskattad, och en naturlig del av personalens vardag, oavsett bransch.

Börja med behoven, inte med skärmen

Första misstaget många gör är att börja i fel ände, med teknik och modellnummer. Vi tycker att man ska börja med människorna.

Fundera på vem som faktiskt ska använda skärmarna:

• Lagerpersonal som rör sig mycket och sällan sitter vid dator

• Butikspersonal som möter kunder men behöver snabb intern information

• Kontorsanställda som redan drunknar i mejl och chattar

• Vårdpersonal som jobbar i skift och sällan har tid att logga in på intranätet

Titta sedan på var de befinner sig när de behöver information. Är de på språng mellan avdelningar, vid fikarummet, i personalentrén eller vid in- och utpassering? Det avgör både placering och hur länge ett meddelande kan ta att läsa.

Nästa steg är att kartlägga vilken information som är mest värdefull. Vanliga exempel är:

• Bemanningsscheman och skiftbyten

• Driftstörningar, avvikelser och säkerhetsinfo

• Dagens produktion, nyckeltal eller kampanjer

• Internnyheter, förändringar, nya rutiner

Här är det viktigt att skilja på vad alla måste se och vad som är ”trevligt att veta”. Skärmar som fylls med för mycket ”brus” vänjer folk snabbt bort från att titta.

Sätt också tydliga mål för era digitala infoskärmar. Till exempel:

• Färre missade möten eller utbildningar

• Färre enkla frågor till chefer om sådant som redan står på skärmen

• Snabbare reaktion vid driftstörningar eller säkerhetsrisker

De här målen hjälper er att välja placering, skärmstorlek, mjukvara och hur ni ska jobba med innehållet över tid.

Välj skärmar som fungerar i vardagen

När behoven är tydliga blir det mycket enklare att välja rätt hårdvara. En skärm i ett lugnt kontor ställer helt andra krav än en skärm ute på ett bullrigt lager eller i en ljus butik.

Tänk på sådant som:

• Ljusstyrka, särskilt om skärmen ska sitta nära fönster eller entréer

• Storlek och läsavstånd , går det att läsa texten på några meters håll.

• Bildkvalitet, så att text och siffror blir skarpa och behagliga att titta på

En skärm i receptionen kan vara mer inriktad på helhetsintryck, medan en skärm i produktionen måste vara extremt tydlig och lättläst.

Placeringen är nästan lika viktig som själva skärmen. Välj platser där folk naturligt passerar eller stannar en kort stund:

• Entréer och personalingångar

• Vid stämpelklockor eller inpasseringssystem

• Hissar, trapphus, kapprum och fikarum

Undvik ”döda zoner” där ingen stannar eller där alla är för stressade för att ens vända blicken mot väggen. Glöm inte heller att verksamheten förändras över året, till exempel sommarbemanning, säsongstoppar eller höstuppstart. Ibland kan en skärm behöva flyttas eller kompletteras för att träffa rätt.

Minst lika viktigt är styrningen av innehållet. Om det är krångligt att lägga upp nytt material kommer skärmarna snabbt att kännas gamla. Välj ett system där det är lätt att:

• Uppdatera enkla budskap direkt av chefer eller ansvariga

• Planera innehåll i förväg, till exempel inför semestrar

• Hämta information automatiskt från system ni redan använder, som mejl, intranät, produktion eller personalsystem

Ju mer som flyter på automatiskt, desto större chans att skärmarna alltid känns aktuella.

Skapa innehåll som personalen faktiskt bryr sig om

Tekniken är bara halva jobbet. Innehållet avgör om någon faktiskt lyfter blicken.

Försök göra informationen relevant för olika grupper. Alla behöver inte se allt. Det kan vara smart att dela upp budskap efter:

• Avdelning, ort eller skift

• Roll, till exempel chefer, butikspersonal, lager, kundtjänst

Blanda också ”måste veta” med ”kul att veta”. Några exempel:

• Säkerhetsinformation och instruktioner

• Siffror, mål och resultat kopplade till vardagen

• Personalmiljö, firanden, bilder från aktiviteter, välkomna nya kollegor

Anpassa längd, tempo och format. De flesta hinner bara titta i några sekunder när de passerar. Då behöver budskapen vara:

• Korta, tydliga och utan onödiga ord

• Lätta att förstå med hjälp av bilder, ikoner och färger

• Lagom snabba i rotation, så att man hinner läsa klart

Bestäm också hur ofta olika delar ska uppdateras. Vissa saker kanske ändras varje dag, som dagens produktion eller scheman, medan annat kan ligga kvar längre, till exempel säkerhetsbudskap.

För att skapa ännu mer engagemang går det att göra skärmarna till en tvåvägskanal. Låt personalen bidra med:

• Förbättringsförslag

• Bilder från vardagen eller små framgångar

• Veckans fråga eller snabba pulsmätningar

När medarbetare känner igen sin egen vardag på skärmen blir den mycket mer intressant än om allt bara kommer uppifrån.

Få chefer och team att använda skärmarna i sitt arbete

För att digitala infoskärmar ska leva länge behöver de vara ett arbetsverktyg, inte bara ett projekt för kommunikationsavdelningen. Här spelar chefer och arbetsledare en nyckelroll.

Börja med att tydliggöra roller. Vem ansvarar för vad?

• HR kanske äger personalinfo, policies och utbildningar

• Kommunikation kan hålla i övergripande nyheter och grafiskt uttryck

• Produktionsledare eller butikschefer kan stå för dagsaktuell info nära verksamheten

Bygg sedan enkla rutiner kring skärmarna. Några exempel:

• Gå igenom dagens meddelanden vid morgonmötet

• Visa nyckeltal eller dagsmål direkt på skärmen

• Använd skärmen för snabbinfo vid förändringar eller vid oväntade händelser

Följ upp hur skärmarna används. Det behöver inte vara krångligt. Korta frågor i personalenkäter, på arbetsplatsträffar eller i fikarummet räcker långt. Fråga till exempel:

• Tittar du på skärmarna?

• Vad är mest användbart?

• Vad saknar du?

Utifrån svaren kan ni justera placering, innehåll och tider så att lösningen fortsätter att passa verksamheten när den förändras över året.

Gör digitala infoskärmar till en självklar del av kulturen

När digitala infoskärmar byggs runt personalens verkliga behov sparar ni både tid, energi och irritation. Skärmarna blir inte ännu en kanal att hålla ordning på, utan ett naturligt stöd för att alla ska vara uppdaterade, oavsett om det är semestertider, säsongstoppar eller lugnare perioder.

För att lyckas handlar det om att börja enkelt: kartlägg behoven tillsammans med chefer och medarbetare, testa i liten skala på någon enhet eller avdelning, justera och bygg vidare därifrån. På så sätt blir satsningen något som personalen faktiskt använder varje dag, och inte bara något som lyser i bakgrunden. DisplayTeknik kan då bidra med erfarenhet kring allt från behovsanalys och val av hårdvara till installation, innehållsstyrning och löpande support, så att den tekniska delen blir trygg och ni kan lägga fokus på innehållet och människorna.

Gör din information tydlig och modern med rätt skärmlösning

Låt oss på DisplayTeknik hjälpa dig att komma igång med effektiva Digitala infoskärmar som verkligen stödjer din verksamhet. Vi tar hand om allt från val av skärm och installation till innehållshantering och löpande support. Fyll i en offertförfrågan eller kontakta oss så tar vi tillsammans fram en lösning som passar dina lokaler, ditt budskap och din budget.